Basın Davetiyesi Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Basın davetiyesi nedir? Ne işe yarar? Amacı nedir? Daha önceki yazılarımızda basın makalesinden, basın bülteninden, basın kokteylinden ve daha pek çok halkla ilişkiler terimlerinden söz etmiştik. Bu yazımızda ise kısaca ”basın davetiyesinden”, özelliklerinden, nasıl hazırlandığından ve ne işe yaradığından söz edeceğiz.

Basın Davetiyesi Nedir?

Bir kurumun herhangi bir nedenden dolayı basın mensuplarına ”basın toplantısı”, ”basın konferansı”, ”basın kokteyli” ve ”basın gezisi” gibi etkinlikler için göndermiş oldukları davetlere ”basın davetiyesi” adı verilir. Basın davetiyeleri, belirli bir nedenden dolayı değil herhangi bir nedenden dolayı basın mensuplarına gönderilir. Örneğin şirketin kuruluş yıldönümü maksadıyla kurum, gazetecilere basın davetiyesi gönderebilir.

Basın Davetiyesi Nasıl Hazırlanır?

Basın davetiyesi hazırlarken dikkat edilmesi gereke en önemli kuralların başında davetiyenin kim için olduğu, hangi kurumun kimi, hangi nedenden dolayı çağırdığı, ne zaman çağırdığı gibi bilgilerin davetiye metninde eksiksiz ve tam olarak belirtilmesidir.

Davetiyeler hazırlanmadan önce, içinde yer alması gereken bilgilerle ilgili olarak bir kontrol listesi hazırlamak yararlı olmaktadır. Davetiyelerde bulunması gereken özellikleri aşağıdaki gibi sıralanır:

Fakat her ihtimale karşı davetiye metninde herhangi bir sorun çıkmaması adına gerekli olan tüm bilgiler bir liste halinde yazılabilir ve bu ”Check List” yapılabilir. Bu listede olması gerekenler ise şöyle:

• Daveti kimin ve hangi kurumun yaptığı,
• Basın davetiyesinin ne için düzenleneceği veya türünün ne olduğu (kokteyl, gezi, toplantı)
• Aktivitenin düzenleneceği yer, zaman ve tarih.
• Organizasyonun içeriği hakkında genel bilgi (yemek, gidiş-dönüş, kokteyl vs.).

Öte yandan davetiyelerde herhangi sorun yaşanması halinde LCV olan kişinin numarası ve iletişim bilgileri de eksiksiz ve tam olarak yazılmalıdır. Hatta davetlilere kolaylık sağlamak adına organizasyonun düzenleneceği yerin kroki veya haritası da davetiye metni içerisinde yer alabilir.

 

Bir basın davetiyesi örneği;