Basın Konferansı Nedir?
Basın konferansı nedir? Ne işe yarar? Daha önceki yazılarımızda çeşitli halkla ilişkiler yöntemlerinden söz etmiştik. Bu yazımızda ise kısaca ”basın konferansı”ndan, basın konferansının özelliklerinden, amaçlarından söz edeceğiz.
Basın Konferansı Nedir?
Kurumun basın tarafından daha yakından takip edilmesini sağlamak amacıyla organize edilen ve oldukça kapsamlı bir çalışma olan halkla ilişkiler yöntemidir. Basın konferansları herhangi bir nedenden dolayı verilebilir.Ancak, basın kokteylleri gibi sıradan sebepler için de verilmez. Örneğin şirket yöneticisi tarafından basın konferansı verilebilir ya da şirketin yıllardır üzerinde durduğu bir projenin tanıtımı için basın konferansı düzenlenebilir.
Basın konferanslarının şekil itibarıyla farklılıkları bulunur. Bu farklar basın konferansında neyin ne şekilde verilmesi gerektiği ile ilgilidir. Basın konferansları şekil olarak aşağıdaki şu üç şekilde gerçekleşebilir:
- Basın sohbeti
- Basın konferansı
- Resmi bir makamın düzenli olarak bilgi vermesi
Basın konferansına hangi gazetecilerin, hangi medya mensuplarının, kaç kişinin katılacağı; konferansın hangi zamanda ve hangi yerde yapılacağı gibi etkenler de konferansın sağlıklı ya da başarılı geçip geçmeyeceği hakkında bilgiler verir.
Basın Konferansları Neden Yapılır?
Kurumun basında daha fazla ve geniş yer bulması için basın konferansları önemli fırsatlardır. Zira beklenen katılım gerçekleşirse kurum, medyada daha çok kendine yer bulacaktır. Öte yandan gazetecilerin normalde soramadıkları ya da uygun bir zaman ve yer bulamadıklarından soramadıkları sorular da yine basın konferanslarında sorulur ve böylece kurum, medya ayağını sağlama almış olur. Ancak, burada birden fazla başarı kriteri vardır ve yukarıda da değindiğimiz gibi oldukça kapsamlı bir halkla ilişkiler yöntemidir.
Bir diğer önemli husus da basın konferansının düzenleneceği yer, zaman, vakit, davetliler, içerik, akış gibi ögelerdir. Bu şartlar ve faktörlerin hepsinin başarılı bir şekilde gerçekleştiği basın konferansları, kurum için verimli sonuçlanacaktır.
Nasıl Düzenlenir?
Kuluçka, hazırlık ve sonrası aşamaları bulunur bu aşamalara ise aşağıda yer verilmiştir:
Kuluçka
- Bir zaman planı yapılarak hangi tarihte neyin yapılacağı planlanmalıdır.
- Basın konferansının gerekliliğinin tespiti ve katılımcıların belirlenmesi
- Başka tarihlerle uyumu göz önünde bulundurulmalıdır.
- Yönetim ile uyumu hesaplanmalıdır.
- Hedefin ifade edilmesi gerekir.
- Yazılı ağ planının oluşturulması, sorumlulukların dağıtılması gerekmektedir.
Hazırlık
- Salon organizasyonu
- Davetiyeler
- Cevapların değerlendirilmesi
- Basın dosyalarının oluşturulması
- Mekan hazırlığı
- Konaklama-ağırlamanın saptanması
- Soru kataloglarının hazırlanması
- Gelemeyecek basın mensupları için basın kiti hazırlanması
Sonrası
- Konferansın akşının gerçekleşmesi
- Medya yansımalarının takibi
- Medya yansımalarını ilgili kişilere ya da kurumlara iletmek
- Sonuç raporu hazırlamak
- Öncesi-sonrası basın bülteni hazırlamak
