İş Mektubu Nedir? Nasıl Yazılır?

Bu yazımızda iş mektubu nedir, nasıl yazılır, yazarken dikkat edilmesi gereken kurallar nelerdir gibi konulara değineceğiz. Hepimizin bildiği üzere iş mektupları çalışma hayatımızın önemli bir bölümünü oluşturur. İş mektubunda yapılacak bir hata şahsi mektuplarda yapılan hatalardan çok daha fazla göze batabilir ve art niyetli değerlendirilebilir. Hiyerarşinin ve bürokrasinin epey fazla hissedildiği iş ortamında bu konuya dikkat etmek gerekir. Öncelikle iş mektubunun tanımından başlayalım.

Özel kişilerle iş kurumları ve iş kurumlarının kendi arasında, işle ilgili olarak yazılan mektuplara ”iş mektubu” denir. Genellikle dış hedef kitleye yönelik hazırlanan iş mektupları başlık, hitap, gövde, kapanış,imza ve referans olmak üzere 6 bölümden oluşur.

İş mektuplarında konu ne olursa olsun ortada bir iş ya da hizmet söz konusudur  Bu; bir sipariş, satış, şikâyet, teşekkür, teslimat, borç isteme, tavsiye ya da bilgi isteme olabilir.

Nasıl Yazılır?

İş mektuplarına, kendisine mektup yazılan kişi ya da kurumun ad ve adresi ile başlanır.

Tarih kâğıdın sağ tarafına yazılır.

Uygun bir aralık bırakılır, söz konusu kişinin ismi, ismi bilinmiyorsa “sayın yetkili, sayın ilgili” gibi ifadelerle hitap edilir.

Daha önce yazılmış bir mektuba cevaben yazılıyorsa, “ilgi” başlığı altında hangi tarih ve hangi sayılı, hangi konuyla ilgili yazıya karşılık olduğu belirtilmelidir.

Taktikler

Paragraf yapılarak doğrudan niyet ve amaç yazılır.

İş mektubunun ana gövdesinde yazılanlar mesajı net biçimde ortaya koyar.

Sorun, durum, görü, bildiri ya da dilek açıkça ve kısa cümlelerle belirtilmelidir.

Satır başları, satır aralıkları daha da açılarak, net bir hale getirilerek gösterilir.

Yazı, sol ve sağ yanlardan bir blok hâlinde ve aynı ölçüler içinde kalır.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

Son bölüme saygı ifade eden bir söz eklenerek mektup bitirilir. Sonuç cümlesinde makamlar arasındaki hiyerarşik düzene dikkat edilmelidir.

Üst makamın alt makama yazdığı durumlarda ya da makamlar arasında denklik varsa “rica ederim”,

Alt makam üst makama yazıyorsa “saygılarımla arz ederim” ile cümle tamamlanmalıdır (“…durumu bilgilerinize saygılarımla arz ederim”, “… gereğini saygılarımla arz ederim” gibi).

Herhangi bir kurumdan herhangi bir kişiye ya da herhangi bir kuruma yazılıyorsa kurumun en üst makamı tarafından, kişiden kişiye yazılıyorsa yazan tarafından imzalanmalıdır.

Özellikle belirtilmesi gerekilen ”Ek belgeler” mektubun sonunda “Ekler” adı altında ve maddeler halinde belirtilmelidir.

Etkili İş Mektubunda Neler Olmalı? 

Etkili bir iş mektubu yazmak için dört basit kural bulunmaktadır:

  • Açıklık,
  • Az ve öz olma,
  • Bütünlük ve
  • Doğruluk.

Kurumun antetli kağıdının (kurumun simge, logo ya da ismini taşıyan özel kağıt, başlık ya da zarf kağıdı) kullanılması, mektubun kağıt üzerindeki konumu, kağıt ve mektubun temiz olması gibi faktörler mektubu yollayan kuruma önem verilmesi, kurumun ciddiyeti konusunda önemli ipuçları oluşturmaktadır.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir