RİSK YÖNETİMİ / Project Management-Harold KERZNER

                  GİRİŞ

Bir çok ticari programda, proje yönetiminin ilk günlerinde proje kararlarının çoğunluğu maliyeti ve çizelgelemeyi oldukça tercih etmiştir. Bu iltimas, teknik riskler hakkında yaptığımızdan daha çok maliyet ve çizelgeleme hakkında bilgi sahibi olduğumuz için  ortaya çıktı. Teknoloji tahmini, geçmiş teknik bilginin şimdiye kadar sonuca ulaşması  dışında çok nadiren gerçekleştirildi.

Günümüzde, teknoloji tasarlama yaratıcılığının durumu bir çok projede sınırlara öteleniyor. Süresi bir yıldan az olan projeler için, biz normal olarak çevrenin bilinen ve kararlı olduğunu ve özellikle de teknolojik ortamda olduğunu var sayıyoruz. Bir yıldan fazla sürecek projeler için ise teknolojik tahminin düşünülmüş olması lazımdır. Bilgisayar teknolojisinin performansı her iki yılda bir ikiye katlanır. Mühendislik teknolojisinin ise üç ya da daha fazla yılda ikiye katlandığı söyleniyor. Böyle hızlı bir değişimin yanı sıra maliyet, teknik performans ve zamanlamayı dengelemek için var olan ihtiyaç  göz önüne alındığında, bir proje yöneticisi üç veya dört yıllık bir projenin kapsamını teknoloji geliştirmelerinden kaynaklanan bir takım belirsiz mühendislik değişikliklerini beklemeden nasıl doğru bir şekilde tanımlayabilir ve planlayabilir? Muhtemelen değişen ve belirsiz mühendislik, teknoloji ve üretim ortamlarıyla birlikte,  riskleri nelerdir?

Midwest imalat şirketi, geleceğin üretim fabrikasını tasarlamak üzere sekiz yıllık bir projeyi yüklendi. Teknolojiyi tahmin etmeden gelecekteki fabrikayı nasıl tasarlarız? Örneğin, hangi bilgisayar teknolojisi var olacak? Ne tür malzemeler bulunacak ve müşterilerimiz ne tür parçaları isteyecek? Bu üretim seviyesini desteklemek için ne imalat oranına ihtiyacımız olacak ve ne oranda teknoloji bulunacak?

Ekonomistler ve finansal kuruluşlar  faiz oranlarını tahmin ediyorlar. Bu tahminler kamuya açık gazeteler ve dergilerde görülür. Buna rağmen, yüksek teknoloji ile uğraşan her şirket bir takım teknoloji tahminleri yapıyor ancak verileri yayınlamaya isteksiz olabilirler. Teknoloji  tahmini şirketi gibi mülkiyet bilgilerini dikkate alır ve şirketin stratejik planlama sürecinin bir parçası olabilir.

Maliyet fazlalıkları hakkında gazetelerde okuyoruz ve kalkınma projelerinde program(tarife),  kapsamlı çeşitli orta ölçekliden geniş ölçekliye doğru kayar. Alıcının, satıcının ya da büyük paydaşların kontrolü dahilindeki bir çok konu, kalkınma projelerinde maliyet artışına ve zaman kaymasına neden olabilir. Bu nedenler bunlarla sınırlı olmamak üzere aşağıdakileri içerir.

→ Teknik performansın istenilen seviyede olması için yetersiz olan bir bütçeyle veya zamanlamayla bir projeye başlanması.

→ Bir projenin yeterli bir gereklilik akışı ve doğrulama gerçekleşmeden önce başlatılması ya da yeterli kaynaklara ulaşılmadan başlatılması.

→ Bir veya daha fazla değişkeni diğerlerine göre tercih eden genel bir geliştirme sürecine (veya bu sürecin önemli kısımlarına) sahip olma (örn: Maliyet ve zamanlamadaki teknik performans).

→ Zaman içerisinde, belirli bir zamanda elde edilebilir teknik performansın uygulanabilir sınırına yakın bir tasarım oluşturma.

→ Maliyet, teknik performans, program ve risk arasındaki ilişki anlaşılmadan önce büyük proje tasarımı kararlarının alınması.

Bu beş neden, tahmin teknolojisindeki belirsizliğe ve teknik performans gerekliliklerini karşılamak için gerekli tasarıma katkıda bulunacaktır. Ve doğru olarak teknoloji ve ilgili tasarım tahmin edilememesi bir projenin teknik riskine katkıda bulunacak ve aynı zamanda maliyet  ve / veya risk çizelgesine neden olabilir. Bugün, teknik başarı yarışması şiddetli hale geldi. Şirketler, tüm faaliyetleri, özellikle de yönetim fonksiyonlarını merkezileştirmenin yaşam döngüsü aşamalarından geçti ancak teknik uzmanlık merkeziyetçiliğini yitiriyorlar. 1980’lerin ortalarında, birçok şirket, teknik riskleri maliyet ve zamanlama riskleri ve diğer etkinliklerle (ör. Kalite) entegre etme ihtiyacını kabul etti. Risk yönetimi süreçleri, önemli karar vericilere risk bilgilerinin sunulduğu yerlerde geliştirildi ve uygulandı.

Ancak bununla birlikte risk yönetimi süreci yalnızca potansiyel riskleri belirlemekten çok daha fazlasını yapmak üzere tasarlanmalıdır. Bu süreç aynı zamanda resmi bir planlama faaliyeti, olasılığı tahmin etmek için analiz ve belirlenmiş risklerin proje üzerindeki etkisini önceden haber vermek için analizi, seçilen riskler için bir risk tepki stratejisi ve seçilen bu riskleri azaltma konusundaki ilerlemeyi izlemek ve kontrol etme yeteneğini içermelidir.

Tanıma göre bir proje, daha önce yapmadığımız ve gelecekte tekrar yapmayacağımız bir şey yaratmak için kullanılan geçici bir çabadır. Bu benzersizlik nedeniyle, riske karşı “tutum içinde” bir tutum geliştirdik ve iş yapmanın bir parçası olarak niteledik. Risk yönetimi planlama, tanımlama, analiz etme, gelişen risk tepkilerini izleme ve kontrol etme gibi sürekli, disiplinli bir süreç olarak kurulursa, sistem planlama, bütçeleme, maliyet kontrolü, kalite ve çizelgeleme gibi diğer işlemleri kolay bir şekilde tamamlayacaktır. Sorun haline gelen sürprizler azalacak çünkü önem şu anda reaktif yönetimden çok, proaktif olacak.

Risk yönetimi neredeyse tüm projelerde haklı gösterilebilir. Uygulama düzeyi boyut, proje türü, müşterinin kim olduğu, sözleşme gereklilikleri, kurumsal stratejik plan ile olan ilişki ve kurum kültürüne bağlı olarak projeden projeye değişiklik gösterebilir. Risk yönetimi, tüm menfaatler yüksek olduğunda ya da belirsizliğin büyük bir kısmı bulunduğunda önemlidir. Geçmişte, riski “onunla birlikte yaşayalım” olarak  gördük. Bugün risk yönetimi genel proje yönetiminin önemli bir parçasıdır. Belirsizliğin bulunduğu geleceğe odaklanmaya ve potansiyel meselelerin sorun haline gelmesini ve projeyi olumsuz yönde etkilemesini önlemek için uygun eylem planları geliştirmeye zorlar.