Etkinlik Planlamasında (Yönetimi) Olası Krizlere Nasıl Önlem Alınmalı?
Etkinlikler, kusursuza yakın gerçekleşmesi durumunda söz konusu marka ya da kurum için imaj ve itibar kaynağı olabilir. Etkinlik planlaması aşamasında her türden krize karşı önlem alınmalı. Bu, etkinliğin marka ya da kurumun itibarına zarar gelmemesi için gereklidir. Peki etkinlik planlamasında olası krizlere karşı nasıl önlem alınmalı ve bu krizlere nasıl müdahale edilmeli? Eğer bir etkinlik planlıyorsanız bu yazıyı okumadan etkinlik planlamayın.
1- Her Türden Kriz Hakkında Alternatif Üret
Bir etkinlik sırasında birden fazla kriz olabilir veya hiçbir kriz de olmayabilir ancak planlamacı olarak olası her kriz için alternatif üretmelisiniz. İşinizi riske atmanız durumunda ”kaos” yaşanacak ve etkinlikten ciddi bir zarar görmüş olarak çıkacaksınız.
2- Kim Kimle İletişime Geçecek
Etkinliğin bir aşamasında meydana gelen krizde, krizin patladığı yerdeki kişi ile sorunu aktaracağı kişi arasında iletişim kopukluğu olmamalıdır. Örneğin resepsiyonda yaşanan bir krize etkinlik planlayıcı doğrudan müdahale etmemelidir. Bu krizi resepsiyon sorumlusu ya da otelin halkla ilişkiler yetkilisi de yapabilir.
3- Kriz Planınında A-B Seçenekleri Var mı?
Kriz, bazen müdahale edilmesine rağmen çözüme kavuşturulamaz. Bu durumda krizi ortadan kaldırmanın farklı yollarının da kriz planında yer alması gerekir. Örneğin orkestrada görevli bir bateristin etkinliğe gelmemesi, çok büyük bir krizdir. Burada bateristi getirecek olan kişi de krizi çözemezse orkestra dışından bir baterist bulunması gerekir. Bu iş için de hızlı olmak en temel şart.
4- Görev Sorumlulukların Dağılımı
Karşılama, davetiye, konaklama, ses-ışık, dekor, konuşmacılar ve daha pek çok detay, etkinliğe dahil edilir ve bu alanlardan sorumlu olan kişiler tek tek belirlenir. Örneğin kamera ekibinden sorumlu olan bir kişiye ekibi yönetmesi söylenir. Böylece görev ve sorumluluk tek bir kişiden değil birkaç kişiden dağıtılmış olur. Bu da daha koordineli ve organize bir çalışmayı beraberinde getirecektir. Bir etkinlik planlayıcı, jimmy-jep arızasından anlamayabilir ancak kameradan sorumlu kişi krizi uzun sürmeden sonlandırabilir.
5- Anında İlet
Etkinliğin tamamen iptal edildiğine dair ya da etkinliğin bir nedenle ertelendiğini davetlilere hızlı bir şekilde iletmeniz için teknolojiden faydalanmanız gerekecek. Örneğin Türk pop müziğinin ünlü bir ismini etkinliğe davet ettiniz ve belirli bir tarihte anlaşıldı ancak sanatçı o gün hastalandı ve sizi arayarak bugün sahne alamayacağını söyledi. Bu durumda etkinliğe başka bir isim çağırmak mantıksız olacağı için etkinliği iptal etmek ya da ertelemek zorundasınız. Bunun için de SMS, mail ya da sosyal medya üzerinden iptal/erteleme bilgisini davetlilere göndermek zorundasınız.
